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El VMI y la evolución de los sistemas de gestión de stocks

El monitoreo remoto de stocks, con la herramienta de la telemetría, puede auxiliar al gerenciamiento de suministros por el mismo proveedor.

La práctica del VMI (Vendor Managed Inventory – Stocks Administrados por el Proveedor) ya es vista como un diferencial a favor en la relación entre proveedor y cliente, y sistemas como el de monitoreo remoto de stocks pueden contribuir a la gestión eficiente de los suministros con información en tiempo real. Con vistas al mercado competitivo, proveedores de materias primas y operadores logísticos buscan alternativas innovadoras que marquen la diferencia a la hora de la decisión del cliente.

Introducción

La práctica del VMI fue creada en la década de 1990 en los Estados Unidos, en proyectos iniciados por grandes cadenas, como Walmart, y también ha evolucionado a lo largo de las últimas décadas junto con los procesos de gestión. A pesar de nacer en el comercio minorista, la técnica rápidamente se popularizó y pasó a ser vista por muchos proveedores de materia prima a granel.

Sin embargo, en tiempos de avances tecnológicos de amplia extensión, la relación “precio y plazo” no necesariamente ocupa la cima de la lista cuando el asunto es la gestión de suministros. La eficiencia operativa dentro del proceso productivo industrial pasa por la confiabilidad y, en muchos casos, por la automatización de operaciones. Y si la cuestión es confianza, la tecnología puede convertirse en un fuerte aliado del gestor y ofrecer nueva vestimenta al VMI.

Tecnología en favor de la gestión

En el concepto del VMI, el proveedor asume la responsabilidad de gestionar su stock del consumidor, incluyendo el proceso de reposición. Lo que antes llevaba el nombre de “stock consignado” ahora se inserta en el contexto de un ambiente de negocios con mayor nivel de colaboración, con otra dinámica y utilizando la telemetría.

Si, por los métodos convencionales, era necesario que alguien, con papel y pluma, midiera periódicamente y registrase el stock de materia prima existente antes de hacer una nueva solicitud, los mecanismos actuales permiten que un sensor instalado en el tanque o silo mida constantemente el nivel del stock disponible y transmita la información electrónicamente, a través de Internet celular 3G / GSM, a un sistema programado para identificar cuándo el stock está por debajo de lo esperado, conforme niveles previamente acordados entre proveedor y cliente. Con ello, el proveedor recibe la alerta para la reposición automática del producto. Este recurso de telemetría gana nuevas proporciones y facilita el flujo en el modelo VMI de negocios cuando está asociado al sistema de monitoreo, que dispone de una inteligencia programada para tratar los datos recibidos por los sensores y transformarlos en información y aportes técnicos para la toma de decisiones, tal como lo demuestran los siguientes gráficos. Además, los recursos tecnológicos de punta todavía ofrecen acceso al sistema en tiempo real desde cualquier computadora, celular o tablet.

Los tipos de alerta emitidos por el sistema de monitoreo a distancia para acompañamiento del proveedor y cliente en tiempo real. (fuente: NetVMI)
Alarmas de repuesto emitidas por el sistema. (fuente: NetVMI)
Gráfico de estimación de stock producido por el sistema a partir de la telemetría. (fuente: NetVMI)

El VMI no significa simplemente visitar a un cliente algunas veces al mes para restablecer sus materiales según los niveles acordados. El diferencial es que el proveedor monitoree la información de ventas e inventario del consumidor, y el VMI se define como un acuerdo entre ambas partes, en el cual los consumidores dan a los proveedores la autoridad y responsabilidad por el restablecimiento automático de sus materiales. Así, los consumidores no necesitan enviar pedidos de compra a sus proveedores, confiando en la entrega de las cantidades necesarias y suficientes de stock para atender a su consumo. Se trata de una versión más avanzada del reabastecimiento continuo, en la que los proveedores pueden disminuir gradualmente los niveles de inventario siempre que se mantengan todos los niveles de servicio.

El tiempo y la precisión son dos factores significativos en la gestión a través del VMI. Si, en el formato tradicional, las solicitudes de compra necesitan ser concedidos, pasar por aprobación y por el envío mecánico al proveedor, el sistema de monitoreo integrado a la telemetría automatiza todas esas operaciones conforme condiciones preestablecidas entre proveedor y cliente. Esto significa que los flujos del proceso se vuelven más rápidos y con menos probabilidades de errores o imprecisiones.

El modelo VMI agiliza los flujos del proceso de compras y, consecuentemente, de la operación logística (fuente: NetVMI)

Para el proveedor, esta alternativa demuestra un diferencial competitivo y un estándar logístico mejorado.

Al mismo tiempo, si el cliente o el proveedor siguen utilizando sistemas integrados de gestión (como SAP, ERP, entre otros en el mercado), el sistema de monitoreo remoto también puede integrarse a estas herramientas, mejorando los procesos administrativos e internos.

El efecto látigo

La gran mayoría de las empresas gestiona sus stocks bajo una perspectiva interna y aislada, sin reflexionar sobre sus efectos como un todo, aunque lo ideal fuese que todos los eslabones de la cadena de suministros siempre tuvieran a mano la información real y on-line de la demanda generada a partir de un sistema de gestión de stocks.

Por eso, la adopción de prácticas de planificación colaborativa y de reposición automática, tales como el VMI, constituye una gran herramienta para disminuir el popular “efecto látigo”, en el cual las fluctuaciones de demanda del proveedor son mucho mayores que la demanda real existente en el cliente. Y las cadenas de suministros son extremadamente propensas al “efecto látigo”, lo que causa un impacto negativo, aumenta el nivel de las existencias de seguridad y / o un perjuicio en el nivel de servicio y hasta ocasiona la falta de productos. La incertidumbre es la mayor responsable por el “efecto látigo”, que justamente puede ser reducido por el mecanismo del VMI, ya que el propio proveedor se encarga de poner a disposición la materia prima necesaria al consumidor para ser usada cuando sea necesario, actuando como una especie de “extensión” del área de gestión de materiales del cliente.

Modelo de atención

Con la telemetría (medición automática de tanques o silos), el ciclo de reabastecimiento de la materia prima se vuelve más rápido y programado, además de reducir el riesgo de ruptura de stocks en la cadena de producción del cliente. Este ciclo puede suceder en dos formatos:

  • Inbound VMI: la gestión de inventario de la materia prima en la planta del cliente es hecha por el proveedor.
  • Outbound VMI: la gestión de inventario de productos en la planta del cliente es hecha por su propio personal. Es el caso, por ejemplo, de una empresa que posee varias fábricas en diferentes regiones, o en localidades remotas, y tiene el sistema de compras centralizado.

Estas dinámicas de atención ya vienen siendo usadas en distintos segmentos de la industria.

Beneficios

El gestor del inventario del cliente en el modelo VMI puede, por encima de todo, ganar tiempo para dedicarse a las estrategias del negocio, ya que las tareas básicas se automatizan dentro del sistema de monitoreo a distancia. Sin embargo, otros beneficios pueden ser destacados:

  • Visualización unificada de las existencias.
  • Planificación más detallada de la cadena de suministros y de logística.
  • Control de la demanda de materia prima.
  • Ganancias en eficiencia y eficacia (operacional, logística y de producción).
  • Gestión de stocks automatizada, minimizando el riesgo de rupturas en el proceso productivo.
  • Precisión de información y datos de las existencias, eliminando las fallas de comunicación.
  • Alertas frecuentes para reabastecimiento en caso de alto consumo de productos.
  • Reducción de los costos de transporte.
  • Reducción del número de camiones en el playón de espera.
  • Fidelización entre proveedor y cliente.

Consideraciones Finales

El concepto básico para el VMI es la integración de la información entre el proveedor y el cliente. Es con este mismo principio con el que se construye el sistema de monitoreo de stocks a distancia: información integrada y en tiempo real garantiza una gestión mejorada de la cadena de suministros que puede ser hecha por el propio cliente, por el proveedor y por el operador logístico al mismo tiempo, a partir de la telemetría aliada a un sistema inteligente (móvil, ágil y confiable) que interpreta los datos de acuerdo con parámetros preestablecidos por los usuarios y ofrece valor agregado para la toma de decisiones a la hora correcta.

En la búsqueda por la relación comercial diferenciada y de largo plazo, el costo-beneficio para la implantación de un sistema de monitoreo remoto suele ser extremadamente atractivo ante los beneficios que la empresa va a poder usufructuar, sea ella proveedora, cliente u operadora logística.

Referencias

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BALLOU, R. H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: Planejamento, organização e logística empresarial. Porto Alegre: Bookman, 2001.
DIAS, M. A. P. Administração de Materiais: Uma abordagem Logística. São Paulo: Editora Atlas, 1983.
PEREIRA, Suelen Elizabete Hopp – Utilização da Prática de VMI no Abastecimento de Oxigênio de um hospital público/Suelen Elizabete Hopp Pereira – 2012 (p. 33-34-36).
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